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Le Groupe Aldes intègre ses contrôles fournisseurs dans SAP avec TeamWork

29 mars 2021

Témoignage de Céline Cornet, Chef de projet informatique chez Aldes

Selon une étude de l’Association Nationale des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion, 48 % des entreprises interrogées ont subi, en 2019, des fraudes aux fournisseurs afin d’obtenir le paiement de fausses factures. Pour éliminer ce risque, le Groupe Aldes a sécurisé son process de paiement fournisseurs par virements bancaires, avec la vérification de la validité du couple SIREN/ IBAN, via un tiers de confiance, la plateforme Sis ID.

« Auparavant, cette opération s’effectuait de façon plutôt artisanale, basée sur l’expérience et le feeling de l’équipe comptabilité fournisseur / trésorerie » se souvient Céline Cornet, responsable de domaine FI-CO-HR à la DSI chez AIdes.

Cette validation est essentielle pour éviter certains types de fraude, notamment la fameuse « fraude au Président », qui consiste à inciter une entreprise à effectuer un virement, avec un escroc qui usurpe l’identité d’un dirigeant. Elle est également essentielle dès lors qu’une entreprise travaille avec un nombre significatif de fournisseurs. « Le Groupe Aldes réalise sur notre plateforme environ 2 000 contrôles par mois », précise Laurent Sarrat, co-fondateur de Sis ID. Les contrôles sont également réalisables via une interface Web pour une vérification au coup par coup pour de faibles volumes.

Dans un premier temps, pour ne pas avoir à modifier les transactions SAP standards, l’opération s’est déroulée de manière classique : les couples SIREN/IBAN étaient interrogés en masse sur la plate-forme Sis ID, via un fichier Excel extrait de l’ERP. « Le retour de la plateforme était immédiat », assure Céline Cornet.

« Avec cette solution, nous pouvons envoyer des données en masse, gagnons en sérénité et en fiabilité des informations, avec l’assurance de disposer d’un référentiel fournisseurs de qualité », ajoute-t-elle.

Cette plateforme autonome de sécurisation coexiste avec un ERP SAP dans lequel sont gérées les données d’identification de paiements et à partir duquel sont déroulés des processus de paiements par virements SEPA.

Comment rapprocher la plateforme Sis ID des utilisateurs de la solution ERP SAP et ainsi, optimiser la gestion des deux outils, de manière à intégrer les processus de contrôles de la plateforme Sis ID aux flux de paiements opérationnels de l’entreprise réalisés avec la solution ERP SAP ?

« Nous souhaitions être en mesure, depuis l’ERP SAP, d’interroger directement la plateforme Sis ID, afin de sécuriser la chaine de paiements, autrement dit, ajouter des fonctionnalités dédiées pour contrôler les données dans les processus exécutés dans le système SAP, sans pour autant alourdir les process de gestion, ni ajouter de la charge de travail pour les intervenants/ utilisateurs », précise Céline Cornet.

Sis ID s’est ainsi rapproché de TeamWork afin d’imaginer un add-on pour SAP

« Nous avons travaillé sur cet add-on avec la volonté de rester le plus standard possible, avec une compatibilité avec toutes les versions SAP », souligne Victor Montoro, Directeur des opérations pour les activités SAP chez TeamWork. Cette solution est en cours de déploiement chez Aldes. « Nous gagnerons l’équivalent de quatre jours/homme par mois et éliminerons les risques d’erreurs. ».

Concrètement, il s’agissait de restituer en temps réel les informations de contrôle issues de la plateforme Sis ID au niveau des écrans déroulés dans les processus de l’ERP SAP. Les contrôles sont proposés aux moments cruciaux des processus de paiements : gestion des données de la base tiers (création, mise à jour) et génération des propositions de paiements.

L’add-on (enregistré auprès de l’éditeur SAP) fournit une transaction permettant une interrogation de la plateforme Sis ID sur l’ensemble des couples SIREN/IBAN, soit à la demande ou en mode planifié, avec un périmètre couvrant les fournisseurs et les clients.

Il est décomposé par fonctionnalité et flux métiers. « Il est donc possible d’activer de manière indépendante les différentes parties de l’add-on qui est découpé selon des fonctions business », précise Victor Montoro. Pour l’heure, cet add-on est disponible pour la suite ECC6 de SAP et est éligible sur S/4HANA. La prise en charge des fonctionnalités sur le Front-End (FIORI) est en cours d’implémentation.

Source : L’USF mag n°47 – Retours d’expériences

À propos du Groupe ALDES

Le Groupe ALDES conçoit des solutions intégrées dédiées à la maîtrise de l’air et à la santé des personnes présentes dans tous les bâtiments (Ventilation, Purification d’air, Traitement de l’air, Chauffage/ Rafraîchissement/ Eau Chaude Sanitaire, Protection Incendie, Aspiration centralisée de poussières).

Quelques chiffres :