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Grant Management

Principe

La solution Grant Management se concentre sur le processus d’approvisionnement et se situe en amont du processus de gestion des contrats. Avec cette solution, les subventions sont gérées de manière structurée et une documentation complète est disponible à tous les niveaux. Il en résulte une meilleure vue d’ensemble et une transparence totale du processus d’octroi des subventions.

Toutes les étapes du processus peuvent être documentées en détail, de sorte qu’un historique traçable de la subvention peut être créé à tout moment. La solution est entièrement intégrée avec S/4HANA et SAP ERP, évitant les interfaces coûteuses et la duplication des données.

Les composants

Données de subvention : via une interface configurable, il est possible de saisir non seulement les métadonnées standard d’une subvention, mais aussi des champs ou des valeurs de champs propres au client, ainsi que des extensions supplémentaires. Des validations spécifiques peuvent être définies dans le système à l’aide des tables de configuration correspondantes.

Partenaire : pour chaque mission, les partenaires avec leur rôle respectif peuvent être gérés. Ici, l’utilisation des données de base système existantes, par exemple, les fournisseurs, les matricules, les partenaires SAP, etc. sont possibles. En outre, d’autres données partenaires peuvent également être gérées.

Volume : les données financières peuvent être réparties sur plusieurs postes. Les données de configuration, de base et transactionnelles des systèmes SAP connectés peuvent être utilisées sans avoir besoin d’interfaces supplémentaires. Il est également possible d’automatiser la génération de suivi dans l’ERP (p. ex. réservation de fonds).

Approbation : un flux de travail flexible et configurable peut être utilisé pour mapper différents processus d’approbation et d’inspection.

Appels d’offres : une interface standardisée avec une plate-forme d’appels d’offres externe peut être utilisée (par ex. « Decision Advisor »).

Instantané : à tout moment, l’état actuel de la subvention peut être résumé dans un dossier. Ainsi, l’état respectif peut être facilement visualisé au moment de la prise de décision.

Contrats : un ou plusieurs contrats peuvent être créés à partir d’une subvention. La subvention constitue le cadre et les conditions financières permettant de vérifier systématiquement les spécifications des marchés publics.

Activités : les activités peuvent être automatisées ou générées manuellement. Ils supportent la gestion active des taks ou des délais pendant le processus.

Documents : la génération de documents à partir des métadonnées collectées est possible. Mais tout autre document ou lien vers un document externe peut être stocké. Dans ce cas, un système d’archivage connecté peut être utilisé.

Traçabilité : les modifications apportées aux données d’octroi sont enregistrées sur le terrain afin d’assurer la traçabilité à tout moment. La gestion structurée des données d’affectation constitue une excellente base de données pour un contrôle ciblé des achats.