13 mois auront été nécessaires pour migrer l’ERP SAP ECC de STEF vers SAP S/4HANA. Un projet original, avec une répartition des travaux entre les équipes de TeamWork et de STEF, mais aussi singulier, au regard du volume de données migrées.
STEF est le leader européen de la logistique alimentaire. Un acteur capable d’assurer l’entreposage, le transport et le conditionnement sous température dirigée de tous types de produits alimentaires. Le groupe dispose d’une solide logistique européenne, reposant sur 305 plateformes et entrepôts, ainsi qu’un parc de plus de 4 000 véhicules frigorifiques. En 2024, STEF a réalisé un chiffre d’affaires de 4,8 milliards d’euros. Le groupe emploie près de 25 000 collaborateurs, dont 16 000 sur le territoire français.
L’ERP actuel et les raisons de la migration
Depuis 1999, l’ERP principal du groupe STEF est une solution SAP ECC6 au large périmètre fonctionnel. « Comme pour beaucoup d’entreprises, la fin de maintenance de SAP ECC annoncée pour 2030 a été le principal élément déclencheur de notre réflexion portant sur la migration vers l’ERP SAP S/4HANA », explique Cyril Lagnier, Directeur du Pôle SI Fonction Support au sein du groupe STEF.
Une étude de cadrage est réalisée en 2022 par TeamWork, au terme de laquelle STEF opte pour une conversion de type brownfield, à périmètre fonctionnel constant. Le groupe choisit d’attendre octobre 2023 pour lancer son projet de migration, afin de bénéficier de la nouvelle version du module HCM (Human Capital Management) de l’ERP. SAP S/4HANA 2023 propose un autre avantage : une durée de maintenance allongée de deux ans par rapport à la version précédente.
« Nous avons été très satisfaits du travail réalisé par TeamWork dans le cadre de cette étude de cadrage. C’est une des raisons pour lesquelles nous avons souhaité poursuivre l’aventure avec ce partenaire, en le choisissant comme intégrateur sur notre projet de migration »
Cyril Lagnier, Directeur du Pôle SI Fonction Support, Groupe STEF
Une volumétrie et une organisation inédites
Les projets de type brownfield restent avant tout des migrations techniques, qui peuvent être sécurisées au travers de la mise en œuvre de la méthode 10 Steps to S/4HANA de SAP et d’accélérateurs proposés par TeamWork. Une mécanique bien huilée, ici mise à l’épreuve par le volume de données à migrer. L’ERP central de STEF rassemble en effet 26 années d’historique de données, couvrant plus de 2500 sociétés, dont un peu plus de 400 sont toujours en activité.
« Malgré un excellent niveau de qualité de données, la conversion a été complexe. Le premier run du Consistency Check SAP avait de quoi donner des sueurs froides, avec près de 35 millions d’erreurs signalées, » témoigne Olivier Dehestru, Directeur des opérations SAP, TeamWork France. « Lors de la conversion des business partners, l’outil proposé par SAP a pour sa part déclaré forfait devant les 500 000 business partners à traiter. SAP nous a rapidement fourni un correctif, mais cet exemple illustre bien la taille tout à fait exceptionnelle de l’ERP du groupe STEF. »
Lors d’une migration de type brownfield, la mobilisation des métiers reste en principe limitée. Mais pas dans le cas du groupe STEF… 400 sociétés actives dans l’ERP, cela se traduit en effet par un nombre très important d’intervenants métiers avec lesquels il faudra échanger tout au long du projet.
Autre particularité dans l’organisation, une répartition des tâches entre STEF et TeamWork. De par son expertise, le Pôle SI Fonction Support de l’entreprise est un centre de compétences SAP autonome, qui a souhaité prendre en charge le périmètre RH du projet (lequel gère la paye de plus de 14 000 employés), ainsi que de la migration de plusieurs spécifiques.
« L’un des premiers chantiers de TeamWork a été de nous aider à nous approprier la méthodologie 10 Steps to S/4HANA, puis à prendre en main les outils de migration SAP, notamment le cockpit de migration des spécifiques »
Cyril Lagnier, Directeur du Pôle SI Fonction Support, Groupe STEF
Un projet long et complexe
Les travaux démarrent en octobre 2023, avec un go live du nouvel ERP réalisé en novembre 2024. Un projet long et particulièrement dense, comprenant :
- La migration à iso fonctionnalités de SAP ECC vers SAP S/4HANA.
- La bascule des données RH vers le module SAP HCM for S/4HANA.
- L’intégration avec des solutions comme SAP SuccessFactors, SAP BW, SAP BFC…
- La synchronisation avec le projet SAP Ariba, réalisé en parallèle.
- Une refonte complète des rôles et autorisations des 1300 utilisateurs de l’ERP.
- Ainsi que les traditionnelles tâches de communication et de conduite du changement.
« Le week-end de migration, s’étalant du vendredi 15 novembre au lundi 18 novembre 2024, a été à l’image des 13 mois de travaux précédents : un challenge jonché de difficultés et d’imprévus, mais que nous a avons su relever avec succès. Dès le premier jour, nous avons accumulé neuf heures de retard, nous obligeant ainsi à rogner sur nos marges de manœuvre. Mais, en bout de course, la migration s’est achevée le dimanche soir avec seulement deux heures de retard sur le planning initial. Le lundi matin, nous avons pu dérouler les flux comme prévu avec les équipes métiers, avant d’ouvrir la solution aux 1300 utilisateurs à 13h30. Un premier défi nous attendait trois jours plus tard, avec le versement des payes et d’une partie des 13e mois. »
Une mission réussie pour le nouvel ERP, même si la période suivant le go live s’est montrée parfois éprouvante, avec de nombreux sujets à traiter : fiabilisation de certaines données, stabilisation des autorisations, mitigation de problèmes de performance…
« Malgré toutes les difficultés du projet, je reste très satisfait du travail réalisé par l’intégrateur et des relations que nous avons pu avoir avec ses équipes. Certains consultants se sont énormément investis ! »
Cyril Lagnier, Directeur du Pôle SI Fonction Support, Groupe STEF
Un sentiment partagé par TeamWork : « Les équipes de STEF sont plus que compétentes. Sur leur demande, nous avons accepté de leur déléguer une partie des travaux. Un choix que nous ne regrettons pas, les équipes de STEF ayant tenu leurs engagements, participant ainsi grandement à faire de ce projet un succès, » se félicite Olivier Dehestru.
Après trois mois d’efforts post go live, la solution est aujourd’hui en passe d’être totalement stabilisée. L’occasion pour STEF de s’atteler à d’autres travaux, comme la finalisation de la nouvelle solution de gestion des notes de frais, laquelle ne donne pas pleinement satisfaction dans sa configuration actuelle. Les équipes se projettent également sur le moyen terme, avec la migration de l’un de leurs deux autres environnements SAP ECC. « C’est un projet que nous devrions mener en 2026 et pour lequel nous serons en mesure de travailler de façon plus autonome. Nous comptons toutefois sur l’appui de TeamWork pour nous assister dans ce projet, » conclut Cyril Lagnier.
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