Migration vers SAP S/4HANA : Quels sont les enjeux pour les métiers de l’achat ?
Un enjeu stratégique essentiel
La migration vers la solution SAP S/4HANA pourrait être qualifiée de révolution technologique pour l’ERP SAP qui n’avait pas connu de changement structurel majeur depuis de nombreuses années. En effet, le dernier changement complet d’architecture remontait à 2006, la version R/3 Entreprise ayant alors été remplacée par l’actuelle SAP ECC 6.0. La nouvelle solution S/4HANA, sortie officiellement en 2015, repose quant à elle sur la transformation des bases de données de l’ERP. À l’heure du ‘’big data’’, l’exploitation des données semble bien devenir l’enjeu stratégique essentiel pour de très nombreuses entreprises.
Mais qu’en est-il de l’impact de cette technologie sur les processus Métiers, et quels sont les réels bénéfices pour les utilisateurs eux-mêmes ?
Afin d’y répondre, prenons l’exemple d’un des processus Métiers qui se trouve au cœur de la Finance d’entreprise : le processus Achats dont les deux composantes sont le « sourcing » et le « procurement » (approvisionnement).
Le « sourcing » désigne les phases amonts du processus achats, telles que la gestion des appels d’offres, le référencement des fournisseurs prospects puis sous contrat, et enfin la gestion des catalogues fournisseurs. Dans la version ECC actuelle, des fonctionnalités standards existent déjà pour gérer ces processus, mais elles sont généralement peu connues et peu utilisées par les Métiers de l’Achat. La version S/4HANA n’apporte pas d’améliorations notables, car SAP a plutôt choisi d’orienter sa stratégie dans ces domaines vers ses solutions SaaS*, et cloud** comme ARIBA. En effet, ces dernières offrent au Métier certains bénéfices majeurs, en comparaison de l’ERP :
Les acheteurs peuvent par exemple accéder au SAP ARIBA network qui constitue un réseau important de fournisseurs tous connectés à la plateforme Ariba dans le cloud. Cette fonctionnalité facilite la recherche et la gestion des fournisseurs prospects lors des appels d’offres, ainsi que le référencement des fournisseurs et de leurs catalogues, une fois le marché attribué.
SAP ARIBA est disponible via Internet et dans le cloud, et ne nécessite donc pas d’hébergement sur les serveurs internes. La solution reste ainsi standard avec de faibles coûts de maintenance informatique.
*Software as a Service : logiciel utilisé et facturé comme un service.
** Cloud : recouvre l’ensemble des solutions de stockage distant, au lieu d’être stockées sur disque dur ou mémoire interne, les données sont disponibles sur des serveurs distants et accessibles par Internet
A l’instar des solutions SaaS adaptées au sourcing, S/4HANA doit aussi faire face aux fortes exigences du Métier, concernant le « procurement » (approvisionnement et logistique). Ces processus centraux plus opérationnels se composent essentiellement de la création du master data, des demandes et commandes d’achats. De la mise en œuvre des circuits d’approbation associés et de la réception des marchandises.
Si la robustesse et la stabilité sont les atouts les plus généralement cités pour définir la gestion de ces processus dans l’ERP, qu’en est-il des exigences de simplicité et d’agilité attendues de la nouvelle solution S/4HANA ?
Quand la plupart des départements achats entendent se réapproprier leur système d’information (SI), L’ERP doit désormais pouvoir s’interfacer facilement avec d’autres solutions. Le paysage applicatif centré sur « le tout ERP » a évolué vers un modèle d’architecture hybride souvent composé d’une multitude d’applications, et destiné à couvrir des besoins spécifiques (RH, marketing, sourcing …etc).
La maîtrise des coûts reste l’exigence la plus constante du Métier vis-à-vis de n’importe quelle solution, ERP ou autre, et impacte logiquement toutes les tendances en matière d’investissement. De plus, certains changements au sein des entreprises et de la société elle-même induisent parfois des évolutions importantes du besoin. La période de pandémie mondiale et son impact sur le travail à distance a replacé la mobilité et la flexibilité des systèmes d’information au cœur des attentes.
Pourtant, l’enjeu majeur semble être posé par une autre tendance actuelle, celle du big data. La nature même de la solution S/4HANA tend vers un traitement analytique et optimisé de la donnée, ceci afin d’amener à terme l’intelligence au cœur du processus d’affaires. L’ERP vise comme objectif l’accès rapide et simple à une information fiable, et en temps réel. Le temps de collecte des données doit être réduit au profit de l’analyse et de l’exploitation des résultats.
En conséquence, la protection des données se retrouve désormais au centre des réglementations légales comme des préoccupations essentielles des entreprises. On peut citer l’exemple en Europe des lois de protection de données personnelles (RGPD*) ainsi que le projet de loi 64 au Québec déposé sur le même modèle le 12 juin 2020.
*RGPD : règlement général sur la protection des données adopté le 25 mai 2018 par l’Union européenne. À ce jour, il s’agit de la loi la plus stricte au monde concernant le traitement des données personnelles par les entreprises privées.
Quels sont les bénéfices réels de SAP S/4HANA pour les métiers ?
Compte-tenu des enjeux majeurs et stratégiques que nous venons d’exposer, observons à présent les améliorations concrètes apportées par S/4HANA pour les métiers de l’achat.
Il est encore difficile pour beaucoup d’entreprises d’évaluer le bénéfice réel du gros point fort de S/4HANA : la performance du traitement de données.
L’intégration des applications de reporting analytique de SAP Business Objects Business Intelligence (BI) dans l’interface utilisateur FIORI de l’ERP, en est une parfaite illustration. On fait un pas de plus vers la standardisation et la fiabilité des processus de reporting achat. L’objectif du « single source of truth » devient enfin réalisable pour les entreprises.
Ces fonctionnalités de reporting offertes en standard dans FIORI sont similaires à celles des tableaux croisés dynamiques, on peut par exemple changer facilement les axes d’analyse. Les données et informations sont disponibles quasi instantanément. Ces analytiques embarquées permettent un accès quasi instantané aux données et informations. La puissance de traitement et les temps de réponse sont ainsi optimisés. Ceci démontre également une volonté claire d’améliorer l’ergonomie et l’expérience client. Il devient ainsi possible de filtrer facilement les données ou de réorganiser l’affichage des tableaux de bord.
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La notion de « Business Partner » (BP) déjà existante dans ECC devient incontournable dans S/4HANA. Elle permet d’unifier la gestion des données de base et de fusionner les données clients, fournisseurs, salariés dans un même référentiel. Cette évolution doit donc conduire l’entreprise à revoir en profondeur sa gestion des rôles et autorisations. Le concept du « Business Partner » apporte ainsi plusieurs bénéfices intéressants pour le Métier. D’abord une cohérence dans le traitement de la donnée par rapport aux autres processus de Finance, ensuite une meilleure gestion du référentiel, grâce à la réduction du risque d’erreur et puis en effet, un identifiant unique désigne le BP, regroupant des attributs qui auparavant pouvaient être en doublon et répartit sur plusieurs fiches de données client, fournisseur ou autre.
Autre avantage notable : la réduction du nombre de transactions et d’écrans. La création, la modification et la visualisation de toutes les données du BP se gèrent désormais depuis un seul écran.
L’amélioration du circuit d’approbation dit « Flexible workflow » dans S/4HANA est l’autre bénéfice lié au Business Partenaire. Pour chaque étape de validation définie, il est ainsi possible de déterminer le valideur en fonction de ses rôles et autorisations gérés dans le BP. Le circuit de validation devient ainsi facilement personnalisable. Par exemple, les conditions de déclenchement de l’approbation peuvent être spécifiées selon de multiples conditions (valeur de commande, centre de coût…etc)
La notion de « Business Partner » (BP) déjà existante dans ECC devient incontournable dans S/4HANA. Elle permet d’unifier la gestion des données de base et de fusionner les données clients, fournisseurs, salariés dans un même référentiel. Cette évolution doit donc conduire l’entreprise à revoir en profondeur sa gestion des rôles et autorisations. Le concept du « Business Partner » apporte ainsi plusieurs bénéfices intéressants pour le Métier. D’abord une cohérence dans le traitement de la donnée par rapport aux autres processus de Finance, ensuite une meilleure gestion du référentiel, grâce à la réduction du risque d’erreur et puis en effet, un identifiant unique désigne le BP, regroupant des attributs qui auparavant pouvaient être en doublon et répartit sur plusieurs fiches de données client, fournisseur ou autre.
Autre avantage notable : la réduction du nombre de transactions et d’écrans. La création, la modification et la visualisation de toutes les données du BP se gèrent désormais depuis un seul écran.
L’amélioration du circuit d’approbation dit « Flexible workflow » dans S/4HANA est l’autre bénéfice lié au Business Partenaire. Pour chaque étape de validation définie, il est ainsi possible de déterminer le valideur en fonction de ses rôles et autorisations gérés dans le BP. Le circuit de validation devient ainsi facilement personnalisable. Par exemple, les conditions de déclenchement de l’approbation peuvent être spécifiées selon de multiples conditions (valeur de commande, centre de coût…etc)
Face aux enjeux et bénéfices, quelle stratégie adopter ?
En conclusion, S/4HANA ne pourrait se résumer à une simple révolution technologique. SAP a annoncé pour 2027, la fin du support de maintenance à ECC 6.0. D’ici là, les entreprises devront évaluer le réel bénéfice à attendre d’une conversion de leur ERP ou d’une migration vers S/4HANA. Quel que soit le choix, il dépendra toujours du facteur humain. Par conséquent, si la solution apporte de réels bénéfices aux métiers de l’Achat, il revient désormais aux entreprises de s’interroger sur elles-mêmes pour se les approprier. Le temps est propice à la réflexion, aux analyses d’impacts et études d’opportunité/faisabilité afin d’identifier la meilleure stratégie pour l’entreprise. Pour accompagner ce type de transformation, s’appuyer sur les bonnes expertises et choisir les bonnes ressources autant internes qu’ externes comme TeamWork devient alors une stratégie essentielle.
N’hésitez pas à contacter un de nos experts pour plus d’informations !
